Как правильно организовать документооборот компании?

Согласно результатам современных социологических исследований, примерно 15 процентов бумажных документов любой организации теряется безвозвратно. При этом сотрудники фирмы могут затрачивать до 30 процентов рабочего времени на поиск утерянной документации. Несложно подсчитать объём упускаемой прибыли предприятия, который возникает в результате подобных обстоятельств. В этой связи большое внимание уделяется организации электронного документооборота в компании, в который включается не только электронная сдача отчетности, но и внутренний обмен информацией, а так же - хранение отчетной документации.

Среди основных способов организации электронного документооборота следует выделить системы организации внутренней обработки и обмена документов, системы архивного хранения электронных документов, модули внешней передачи отчётности и иной документации с использованием средств ЭЦП, универсальные системы обработки и хранения информации. К сожалению, для большей части отечественных предприятий сдача отчетности в электронном виде остаётся единственным мероприятием, проведённым с целью перехода к электронному документообороту.

Тем не менее, многие юридические лица с зарубежным участием эффективно внедряют и системы внутреннего оборота электронной документации. Предприниматели постепенно осознают преимущества данного способа, который обеспечивает полную сохранность сведений, лёгкий и необременительный доступ к ним, снижение расходов на ведение бумажного архива. Полному переходу на электронный оборот документации в значительной степени препятствует небрежное отношение к ведению внутренней документации.

Сегодня на большинстве предприятий возникает во многом парадоксальная ситуация, при которой бухгалтерией практикуется сдача отчетности в электронном виде, но отсутствует внутренний электронный документооборот. Для подготовки отчётного документа в электронном виде при таком подходе нужно потратить много времени на поиск и сбор информации на бумажных носителях, перенесение полученных сведений в электронные формы. Если же на предприятии ведётся электронный архив, то сотрудники, занятые подготовкой документов, просто получают доступ к необходимым данным и сразу приступают к формированию документов.

Многие современные системы внешней передачи данных интенсивно развиваются. Так, сегодня организация может вести даже неформальную переписку с налоговыми органами посредством подобных систем, а также получать необходимые сведения из реестров. Внедрение отмеченных способов документооборота позволит компании развиваться вместе с данными системами, получая многочисленные преимущества, а также повышая эффективность предпринимательской деятельности.

Понравилось? Поделись с друзьями: